La primera retrospectiva internacional Madrid-Caracas en el equipo OK’s Scrum Manager

Gertrudis López, Álex Menzinsky, Ana Valero y Nicolás Escobar

Queremos compartir con todos vosotros algo muy especial que hemos hecho en nuestro curso online de Scrum Manager. Una de las realidades que ocurre cada día con más frecuencia es la deslocalización de equipos de los proyectos, y en Scrum Manager no somos una excepción. El equipo OK’s está distribuido entre Madrid y Venezuela, y si nos referimos al equipo amplio habría que hablar de toda España. Así que aquí estamos, queriendo compartir nuestra experiencia.

Acaba de finalizar el curso troncal online realizado entre octubre y noviembre de este año, y el equipo Open Knowledge (OK’s) que lo tutelamos; Álex Menzinsky, Ana Valero, Nicolás Escobar y Gertrudis López, decidimos realizar una retrospectiva al finalizar el curso para ver cómo hemos trabajado en equipo, darnos las gracias entre nosotros por cosas que valoramos que otro miembro del equipo haya hecho durante el curso, ver qué fue bien, ver qué fue lo que no nos gustó, ideas de mejora que se nos ocurrieran y buscar acciones concretas a tomar en los próximos cursos.

Lo particular de nuestro equipo OK’S es que tres de sus miembros viven en Madrid y el otro vive en Caracas, así que teníamos que hacer una retrospectiva internacional, donde pudiéramos participar todos a la vez y así lo hicimos.

Para tener un tablero compartido por todos en la retrospectiva y en donde cada miembro del equipo pudiera colocar sus impresiones, usamos un tablero de retrospectivas online en https://realtimeboard.com/, una aplicación espectacular que permite tener una pizarra compartida online y que provee de una cantidad de formatos predefinidos superútiles y prácticos, entre ellos, formatos para retrospectivas. Además, provee mecanismos para hacer votaciones y comentarios sobre las aportaciones de los participantes.

Definimos y publicamos el tablero unos días antes de hacer la reunión de la retrospectiva para que cada miembro del equipo pudiera ir colocando sus opiniones y tener la base para la reunión. El tablero tiene 5 áreas para opinar: ¿Qué estuvo bien?, ¿Que no me gustó?, Agradecimientos, Ideas y Acciones. En cada una de las áreas fuimos colocando nuestros post-its virtuales con nuestras aportaciones, y si alguien no entendía algo o tenía una pregunta, la colocaba mediante los comentarios que proporciona la herramienta. También expresamos si nos gustaba un comentario colocando un aplauso virtual (uno de los mecanismos de votación que provee el Realtimeboard). A continuación, podéis ver nuestro tablero de la retrospectiva:

Tablero retrospectiva

Tablero virtual de la retrospectiva del curso troncal de Scrum Manager oct-nov 2016.

Acordamos la fecha y hora de la reunión para hacer la retrospectiva, tomando en cuenta la diferencia horaria entre ambos países. Ana, Álex y Gertrudis desde Madrid y Nicolás se conectó vía Hangout desde Caracas. Pudimos compartir la pantalla de nuestro ordenador vía Hangout y trabajar de manera simultánea sobre el tablero, conversando y llegando a acuerdos en cada una de las áreas de discusión. Durante la retrospectiva fuimos rellenando el área de acciones de mejora concretas a tomar para el próximo curso.

Retrospectiva

Equipo OK’S en plena retrospectiva: Ana, Álex y Gertrudis desde Madrid y Nicolás desde Caracas

Fue una vivencia magnífica el poder hacer la retrospectiva los cuatro al mismo tiempo y trabajar juntos sobre el tablero, yendo más allá de los kilómetros y del charco que nos separa.
Nuestra experiencia fue espectacular y lo más importante es que funcionó y, al igual que una retrospectiva plenamente presencial, ha tenido la misma potencia. Fijémonos que los participantes de la retrospectiva trabajamos en los cursos on-line de forma distribuida y que en la retrospectiva uno de los participantes lo hizo de forma virtual. En nuestro entorno profesional, y como Scrum Masters, acompañamos cada vez más a equipos de proyectos que están deslocalizados en sus reuniones de Scrum.

Para que ello sea posible necesitamos herramientas que nos proporcionen un tablero virtual y herramientas de videoconferencia que nos permitan vernos y compartir lo que vemos, como el escritorio del ordenador y el mismo tablero virtual. Muchas empresas hacen sus reuniones de forma deslocalizada, pero algo no funciona, utilizan herramientas como las descritas, pero no acaba de rodar bien del todo.

El elemento clave para que funcionen reuniones con participantes distribuidos es la confianza. Si, la confianza en las personas que vemos al otro lado de la pantalla. Una forma fácil de detectar si es así es tan simple como observar si hay caras alegres, risas, chistes y se habla de otras cosas mundanas que, por ejemplo de un grupo de miembros a otro miembro remoto “¿Qué te ha pasado en el pelo, parece que te acabas de levantar? jajaja”

Por tanto, las reuniones por videoconferencia pueden funcionar si generamos confianza entre los participantes. La mejor forma de generar confianza es juntando la gente. Un buen consejo para proyectos que empiezan es juntar durante un par de días a todas las personas comprometidas con el proyecto y hacer que trabajen y tengan actividades lúdicas juntas. En las comidas hablarán de la ciudad, de su familia o de fútbol, ese tipo de conexión es la clave que genera confianza. Podemos llegar a pensar que eso es costoso, pero os aseguramos que no hacer ese tipo de actividad es más costoso, las reuniones por videoconferencia van a ser mucho menos eficientes, quizá hasta estériles en la suma de las personas.

Nosotros generamos la confianza con la presencia, Ana, Álex y Gertrudis, y con el ambiente distendido de un local de batidos y hamburguesas por ambos lados con Nicolás… ah, y contándonos todo tipo de cosas como chistes a través de un grupo como el del whatsapp 🙂

Animaros a que hagáis reuniones y retrospectivas deslocalizadas, que funciona, ahora sí, haced todo lo posible para generar confianza, para generar team-building, y tendréis experiencias tan espectaculares como la nuestra.

En esta retrospectiva podemos ver representado uno de los valores más importantes del Manifiesto Ágil: “Individuos y su interacción, por encima de los procesos y las herramientas” En todo lo descrito anteriormente se puede observar que existe un equipo motivado y que, aunque la distancia que nos separa es significativa, la tecnología se ha encargado de reducirlo a un simple click.

Aunque cada quien tiene una serie de conocimientos y experiencias, se hace la transferencia continua de los mismos en cada una de las interacciones que tenemos día a día por las diferentes herramientas que manejamos; Whatsapp, Trello, RealTimeBoard, Mail, Google Drive, Foro de Scrum Manager, cada quién aportando su punto de vista y generando una gran sinergia.

Y como dice Aristóteles “El todo es más que la suma de las partes”, esto es la holística, que se refiere a la manera de ver las cosas enteras, en su totalidad, en su conjunto, en su complejidad, pues de esta forma se pueden apreciar interacciones, particularidades y procesos que por lo regular no se perciben si se estudian los aspectos que conforman el todo, por separado. El todo que hemos obtenido después de hacer esta retrospectiva va mucho más allá de la suma de nuestras aportaciones individuales, son nuevas ideas nacidas a partir de la combinación de las ideas, de diversidad de perspectivas, de opiniones y pensamientos de cada uno. Así han surgido las grandes ideas para nuestros próximos cursos.

 

 

1 thought on “La primera retrospectiva internacional Madrid-Caracas en el equipo OK’s Scrum Manager”

  1. Me siento muy afortunado de formar parte de este excelente grupo y que de una u otra forma podamos compartir muchos ámbitos de nuestras vidas sin perder el interés, la intención y la intensidad de hacer llegar a la comunidad los valores, principios y prácticas ágiles.

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